Инвентаризация в ресторане, кафе, баре: основа успешного бизнеса

Представьте, что вы пилот самолета, летящего в густом тумане. Но все ваши приборы — высотомер, указатель скорости, компас — показывают случайные цифры. Как вы будете управлять лайнером? Куда вы прилетите? Без точных данных полет обречен.

Управление рестораном, кафе или баром без регулярной инвентаризации — это тот же полет вслепую.

Многие владельцы бизнеса в сфере общепита воспринимают инвентаризацию как боль, скучную обязанность, которую навязал бухгалтер. Они видят лишь вершину айсберга: остановку работы, нервных сотрудников и кипы бумаг. Но под поверхностью скрывается мощнейший инструмент управления, который напрямую влияет на ключевой показатель — вашу прибыль.

Что такое инвентаризация и как к ней подготовиться.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре — это простая сверка: «что должно быть по документам» и «что есть на самом деле».

Что подлежит инвентаризации? Всё, что имеет ценность и может быть украдено, испорчено или неправильно учтено:

• Продукты: мясо, рыба, овощи, крупы, бакалея.

• Алкоголь и напитки: от дорогого виски до сиропов для коктейлей.

• Полуфабрикаты и заготовки: фарш, нарезанные овощи, бульоны.

• Готовая продукция: блюда, выставленные на витрине или в экспресс-меню.

• Посуда и инвентарь: тарелки, бокалы, столовые приборы, соусники.

• Хозяйственные товары: моющие средства, салфетки, перчатки, упаковка.

Цели и задачи инвентаризации

1. Контроль сохранности имущества — главный и самый очевидный пункт. Это защита от банального воровства, которое стало профессиональной болезнью общепита.

2. Сведение к минимуму «неучтенки» — речь о продуктах, которые были списаны, но не проданы. Сгоревшие блинчики, пролитый суп, испорченный салат — всё это должно быть зафиксировано и правильно списано, а не скрыто сотрудниками.

3. Проверка соответствия данных учета — ваша учетная система, будь то 1С, iiko или простой Excel, должна отражать реальное положение дел. Ошибки при внесении накладных, дублирование позиций «масло сливочное» и «сливочное масло» — всё это искажает картину.

4. Проверка соблюдения рецептур (техкарт) — если повар кладет в салат «Цезарь» на 10 грамм курицы больше, а бармен — в коктейль «Мохито» на 5 грамм сахарного сиропа меньше, вы теряете деньги. Инвентаризация помогает выявить эти системные ошибки.

5. Определение реальной себестоимости и маржинальности — не зная точных остатков и расхода, вы не можете корректно рассчитать, сколько на самом деле стоит ваше блюдо и какую прибыль оно приносит.

Виды инвентаризации: какая, когда и зачем?

Чтобы не парализовать работу заведения, инвентаризации делятся на несколько типов.

А) По охвату:

• Полная инвентаризация

  Пересчет ВСЕГО: от гвоздя в подсобке до трюфеля в холодильнике. Проводится, как правило, раз в месяц или при смене материально ответственного лица (шеф-повара, кладовщика). Это трудоемко, но необходимо для глобальной картины.

• Частичная (выборочная, оперативная) инвентаризация

  «Точечный удар». Пересчитывается одна категория товаров. Например, только алкоголь в баре в конце каждой смены. Или только мясо и рыба на кухне раз в неделю. Это эффективный инструмент постоянного контроля без остановки работы всего заведения.

Б) По периодичности:

• Плановая инвентаризация — проводится по графику, о котором знают все сотрудники.

  • Ежедневно — остатки алкоголя в баре. Особенно актуально для баров с высокой проходимостью.

  • Еженедельно — основные группы продуктов на кухне: мясо, рыба, сыры, деликатесы.

  • Ежемесячно — полная инвентаризация всего предприятия.

• Внеплановая инвентаризация — инструмент управленца. Проводится без предупреждения в подозрительных ситуациях. Например, резкое увеличение расхода по конкретной позиции, появление информации о возможных хищениях, подозрительное поведение сотрудника.

Успех инвентаризации на 80% зависит от качества подготовки. Хаотичный подсчет «на коленке» принесет только головную боль и ложные результаты.

Шаг 1. Документарная подготовка. Основа основ!

• Технико-технологические карты (ТТК)

  Убедитесь, что все ТТК актуальны, заверены шеф-поваром и точно соответствуют тому, что готовится на кухне. Любое расхождение между «как должно быть» и «как есть» — это будущая недостача.

• Договоры о материальной ответственности

  Каждый склад, кухня, бар должны быть закреплены за конкретным сотрудником, с которым подписан договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Без этого документа взыскать недостачу будет практически невозможно.

• Приходные и расходные документы

  Все накладные от поставщиков, акты на внутреннее перемещение, акты на списание брака должны быть внесены в учетную систему до начала инвентаризации.

Шаг 2. Организационная подготовка

• Назначение комиссии

  В нее должны входить сотрудники, НЕ являющиеся материально ответственными лицами на проверяемом участке. Идеально, если в сети ресторанов сотрудники одного заведения проверяют другое. Это исключает сговор.

• Издание приказа

  Официальный документ, в котором указаны дата, время, место инвентаризации и состав комиссии. С приказом необходимо ознакомить под подпись всех членов комиссии и материально ответственных лиц.

• Настройка инвентаризации в учетной системе.

  Бумажные описи — прошлый век. Как настроить инвентаризацию в iiko описали в статье. Но если вы еще не автоматизировали свой бизнес, бланки должны быть распечатаны с уже указанными названиями товаров, единицами измерения и учетными остатками.

Шаг 3. Техническая подготовка

• Остановка операционной деятельности

  Инвентаризация проводится только тогда, когда заведение не работает: после закрытия, до открытия, либо в специально отведенный «санитарный день». Нельзя считать остатки, пока на кухне готовят, а в баре наливают.

• Снятие Z-отчета на кассе.

  Это «точка невозврата», которая фиксирует окончание всех финансовых операций дня.

• Подготовка рабочих мест: весы, мерная тара, планшеты или смартфоны. Все должно быть под рукой.

Проведение инвентаризации: от склада до бара, от кухни до зала

Когда подготовка завершена, начинается самый ответственный этап. Действуйте последовательно.

Правило №1: «Замораживаем» все перемещения. Ни один продукт, ни одна бутылка не должны перемещаться между складами, кухней и баром во время подсчета.

Правило №2: Последовательность и тщательность. Начинайте с самых «горячих» точек — кухни и бара, затем переходите к основным складам, а после — к местам хранения хозяйственных товаров.

Как считать разные категории товаров:

• Сырые продукты (мясо, рыба, овощи): взвешивать все. Не доверяйте маркировке на упаковках. Учитывайте сезонность. Например, вес отходов у картофеля весной выше, чем осенью.

• Алкоголь в баре: закрытые бутылки считаются поштучно. Для открытых бутылок необходимо использовать джиггер. Это единственный способ понять, сколько было реализовано, а сколько могло быть разлито или украдено.

• Полуфабрикаты и заготовки (нарезки, фарш, бульоны): взвешиваются и пересчитываются в сырые эквиваленты согласно ТТК. Например, 1 кг готового фарша = 1,2 кг мяса + 0,1 кг лука и специй.

• Готовая продукция (салаты, супы, вторые блюда): также взвешиваются и переводятся в сырье по ТТК. Это помогает выявить перепорционирование.

• Посуда и инвентарь: часто игнорируемая, но очень затратная статья. Сломанные, разбитые, «ушедшие» со столов тарелки и бокалы — это прямые убытки. Считайте все поштучно.

Процесс подсчета: комиссия работает в паре: один пересчитывает и взвешивает, второй — фиксирует данные в описи или в смартфоне. Все данные вносятся немедленно. По окончании подсчета на каждом участке описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Это юридически значимый документ.

Анализ результатов: что делать с недостачами, излишками и пересортицей

Цифры зафиксированы. Самое время получить итоговый акт инвентаризации — сводку расхождений. Вот как работать с каждым типом расхождений.

1. Недостача (Факт < Учета)

Что делать: списать в системе учета. Это финансовые потери, которые уменьшают вашу прибыль. Установить причину.

• Естественная убыль (усушка, утруска) — норма, прописанная в законодательстве. Обычно это доли процента.

• Ошибка в ТТК (заниженный расход сырья) — нужно срочно корректировать карту.

• Воровство — если виновный установлен и есть доказательства, можно требовать возмещения ущерба. В противном случае, увы, убыток списывается на предприятие.

• Несанкционированное угощение персонала — «семплинг».

2. Излишки (Факт > Учета)

Что делать: оприходовать в системе. Казалось бы, приятный бонус? Не совсем. Разбираемся в причине. Излишки — часто следствие еще более тревожных проблем, чем недостача:

• Ошибка в ТТК — завышенный расход сырья. Вы думаете, что на блюдо уходит 200 г картофеля, а на самом деле 150 г. Вы переплачиваете поставщику.

• Недовложение в блюдо — повар кладет меньше ингредиентов, экономя на качестве. Гость получает не тот продукт, за который платит, и не возвращается.

• Махинации с поставщиками — поставщик привозит товар без оприходования, а сотрудник делит с ним выгоду. Излишек появляется, когда «левый» товар смешивается с учтенным.

3. Пересортица

Ситуация: Недостача по одному товару и излишек по другому, схожему товару. Например, чизкейк «С орехом пекан» и «Клубничный».

Что делать: провести зачет. Можно зачесть стоимость недостачи стоимостью излишков, но только если это товары одной группы и за них отвечает одно и то же материально-ответственное лицо. Разобраться, почему это произошло. Частая причина — невнимательность при списании со склада или в баре.

4. Позиции-дубликаты

Ситуация: В системе один и тот же товар учтен под разными названиями («Кола 0.5» и «Coca-Cola 0.5л»).
Что делать: удалить дубликаты и объединить остатки по одной корректной номенклатурной позиции.

Общий алгоритм работы после инвентаризации:

1. Составьте реестр проблемных позиций.

2. Проведите служебное расследование по каждой значительной недостаче/излишку.

3. Внесите изменения в ТТК, если выявлены ошибки.

4. Проведите инструктаж с персоналом.

5. Примите кадровые решения (поощрение, взыскание, увольнение).

Цифровой подход: проведение инвентаризации в iiko

Ручной подсчет на бумаге — это прошлый век. Он медленный, подвержен ошибкам и создает горы макулатуры. Современные системы автоматизации ресторанного бизнеса, такие как iiko предлагают мощные инструменты для проведения инвентаризации.

Преимущества мобильной инвентаризации в iiko:

• Скорость сканер штрих-кодов в смартфоне или планшете позволяет считать десятки позиций за секунды.

• Точность. Исключаются человеческие ошибки при переносе данных с бумаги в систему.

• Прозрачность. Все данные сразу попадают в систему, и вы в реальном времени видите предварительные результаты.

• Удобство. Не нужно распечатывать кипы бумаг. Все описи хранятся в электронном виде.

Подробная инструкция как провести инвентаризацию в iiko найдете в нашей статье.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже имея план, можно наступить на грабли. Вот самые частые ошибки:

1. «Склад — это везде». Не определены четкие зоны ответственности. Материально-отвественное лицо отвечает за основной склад, но продукты разбросаны по подсобкам и чердакам. Четко определить и документально закрепить все места хранения за ответственными.

2. «Считают свои же запасы». Кладовщик пересчитывает свой же склад. Высок риск сговора и фальсификации. Решение простое: бармены считают кухню, повара — бар, администраторы — склад.

3. «Результаты — в стол». Провели инвентаризацию, написали акт, а дальше — ничего. Любая инвентаризация должна заканчиваться действиями: корректировкой ТТК, работой с персоналом, изменением бизнес-процессов.

4. Отсутствие регулярности. Проводят раз в полгода, ужасаются гигантским недостачам, наказывают «стрелочников» и забывают до следующего раза. Внедрите культуру постоянного оперативного контроля. Частые, но короткие выборочные проверки эффективнее редких и глобальных. А поможет вам в этом автоматизация с iiko.

Инвентаризация в ресторане, кафе или баре — это не просто «пересчитать товар». Это комплексный управленческий процесс, который затрагивает все аспекты бизнеса: от финансов и учета до работы с персоналом и формирования клиентского опыта.

Выстроив четкую, регулярную и прозрачную систему инвентаризации, вы получаете: прозрачность финансов, контроль над затратами, дисциплинированную команду, стабильное качество, высокую прибыль.

Превратите инвентаризацию из рутины в философию своего бизнеса. Начните с малого: проведите на следующей неделе внеплановую проверку бара. Проанализируйте результаты. Сделайте выводы. И вы увидите, что этот, казалось бы, тяжелый процесс — самый короткий путь к наведению порядка и успеху вашего заведения.